高校档案是学校历史沿革、教学科研、行政管理的重要记录,具有重要的史料价值和凭证作用。在高校“双一流”建设和数字化转型的背景下,档案管理工作的重要性日益凸显。档案管理人员作为档案工作的主体,其专业素养、技术能力与服务意识直接影响档案工作的现代化水平。然而,随着高校数字化转型的加速深化与档案管理现代化需求的急剧提升,传统档案管理人员的知识结构、技能储备和工作模式正面临严峻挑战,专业能力体系亟待系统性重构与升级。因此,探索并构建一套科学合理、适应时代需求的高校档案管理人员专业能力发展路径,已成为当前高校档案事业高质量发展的迫切需求和战略任务。
一、高校档案管理人员专业能力现状分析
(一)人员队伍结构性问题突出
高校档案管理队伍普遍存在年龄结构老化、专业背景单一、技术人才匮乏等问题。在年龄结构上,以西安某省属高校为例,现有档案管理人员40岁以上人员占比达62%,队伍断层现象显著。在学历层次上,虽然本科及以上学历者占比78%,但档案学、信息管理等相关专业毕业者占比较低,人员专业性不足。此外,仅12%人员持有档案数字化管理师、数据分析师等职业资格证书,技术复合型人才稀缺。这种结构性矛盾导致团队难以适应数字化转型需求。例如,某“双一流”高校档案馆因缺乏具备编程能力的人员,电子档案元数据自动标引项目被迫外包,核心业务长期依赖外部技术支持。
(二)数字化技术应用能力薄弱
在高校档案管理数字化转型进程中,技术能力不足成为主要瓶颈,具体表现为基础技术工具掌握不足,多数人员仅能操作传统档案管理系统,对OCR文字识别、区块链存证、电子签名等技术认知有限；数据管理与分析能力缺失,面对海量档案数据,管理人员普遍缺乏数据清洗、可视化分析能力；信息安全防护意识滞后,在《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》实施背景下,部分人员仍采用U盘拷贝、明文传输等高风险操作。
(三)跨学科知识储备亟待完善
现代档案管理要求融合法学、管理学、信息技术等多学科知识,但当前档案管理人员能力短板明显。在法律法规认知方面,对《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》中关于电子档案效力、隐私保护等条款理解不透彻。某高校曾因擅自公开含个人信息的校友档案引发诉讼纠纷。项目管理经验欠缺,管理人员常因缺乏成本控制、风险预案制定能力而导致数字档案馆建设项目延期。此外,文化传播能力薄弱,校史编研、档案策展等工作多依赖行政指令,未能有效挖掘档案的文化价值。
二、高校档案管理人员的专业能力发展路径
(一)构建分层培养能力模型
从职业初期、中期、后期三个阶段进行分层能力培养。初期注重夯实基础能力,以掌握档案管理基础技能与数字化工具操作为培养目标,夯实档案基础理论知识与基础操作技能；中期强化核心能力,以信息化为引领,培养目标是成为跨领域协作与复杂问题解决的骨干力量；后期聚焦战略能力,培养目标是引领行业标准制定与战略资源开发。通过三个阶段分层培养,建立档案管理人员梯级人才结构体系,夯实基础人才,同时注重高层次人才培养质量。
(二)构建“三位一体”能力提升机制
构建终身学习体系,引入国际课程,同时结合档案管理工作需求,开发校本课程。联合企业开发“电子档案长期保存技术”“AIGC辅助编研”等定制化课程。在学习方式上,采用“微认证+学分银行”制度,将培训成果折算为继续教育学时,与职称评审挂钩。在教学实践上进行创新,以“项目+竞赛”双激励方式提升档案管理人员实践水平。设立“数字转型专项课题”,资助档案员开展电子档案容灾备份、语义检索等技术攻关。此外,还要调动校内外资源,实现“内部+外部”双循环。在学校内部,与科研部门合作参与科研数据管理计划,确保档案与科研数据生命周期无缝衔接；在学校外部,加入国内档案理事会、研究图书馆协会等组织,获取行业最佳实践。
(三)完善发展保障体系
首先是制度保障,重构职业评价标准,在评审指标中增加“数字资源开发贡献度”“技术创新应用案例”等维度,并进行岗位激励,设立“首席档案数据官”岗位,薪酬对标高校数据科学家序列；其次进行资源保障,打造“政—校—企”生态圈,设立专项基金,高校每年提取信息化经费的5%-8%用于档案数字化能力建设,与地方档案馆共建“数字档案人才培训基地”,提供沉浸式实操环境；最后重塑档案价值认知,开设“档案赋能学科建设”系列讲座,展示档案在学科评估、校友联络中的实际价值。
三、结语
高校档案管理人员专业能力的现代化转型与发展,是一项长期性、系统性的工程,需遵循“分层培养奠定根基—多元赋能激发活力—生态支撑保障长效”的内在逻辑。面对人工智能、大数据、区块链等技术的飞速迭代及其在档案领域的深度融合应用,未来的档案专业人员不仅需要持续强化对智能工具的驾驭能力,更需要深刻理解和践行数据伦理原则,确保技术在档案管理中的合规、公平、透明和安全应用,才能持续推动高校档案工作实现从传统的“后端保管”向主动的“前端赋能”战略性转变,使档案资源真正成为驱动高校创新发展、服务育人使命的智慧源泉与核心动力。
一、高校档案管理人员专业能力现状分析
(一)人员队伍结构性问题突出
高校档案管理队伍普遍存在年龄结构老化、专业背景单一、技术人才匮乏等问题。在年龄结构上,以西安某省属高校为例,现有档案管理人员40岁以上人员占比达62%,队伍断层现象显著。在学历层次上,虽然本科及以上学历者占比78%,但档案学、信息管理等相关专业毕业者占比较低,人员专业性不足。此外,仅12%人员持有档案数字化管理师、数据分析师等职业资格证书,技术复合型人才稀缺。这种结构性矛盾导致团队难以适应数字化转型需求。例如,某“双一流”高校档案馆因缺乏具备编程能力的人员,电子档案元数据自动标引项目被迫外包,核心业务长期依赖外部技术支持。
(二)数字化技术应用能力薄弱
在高校档案管理数字化转型进程中,技术能力不足成为主要瓶颈,具体表现为基础技术工具掌握不足,多数人员仅能操作传统档案管理系统,对OCR文字识别、区块链存证、电子签名等技术认知有限；数据管理与分析能力缺失,面对海量档案数据,管理人员普遍缺乏数据清洗、可视化分析能力；信息安全防护意识滞后,在《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》实施背景下,部分人员仍采用U盘拷贝、明文传输等高风险操作。
(三)跨学科知识储备亟待完善
现代档案管理要求融合法学、管理学、信息技术等多学科知识,但当前档案管理人员能力短板明显。在法律法规认知方面,对《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》中关于电子档案效力、隐私保护等条款理解不透彻。某高校曾因擅自公开含个人信息的校友档案引发诉讼纠纷。项目管理经验欠缺,管理人员常因缺乏成本控制、风险预案制定能力而导致数字档案馆建设项目延期。此外,文化传播能力薄弱,校史编研、档案策展等工作多依赖行政指令,未能有效挖掘档案的文化价值。
二、高校档案管理人员的专业能力发展路径
(一)构建分层培养能力模型
从职业初期、中期、后期三个阶段进行分层能力培养。初期注重夯实基础能力,以掌握档案管理基础技能与数字化工具操作为培养目标,夯实档案基础理论知识与基础操作技能；中期强化核心能力,以信息化为引领,培养目标是成为跨领域协作与复杂问题解决的骨干力量；后期聚焦战略能力,培养目标是引领行业标准制定与战略资源开发。通过三个阶段分层培养,建立档案管理人员梯级人才结构体系,夯实基础人才,同时注重高层次人才培养质量。
(二)构建“三位一体”能力提升机制
构建终身学习体系,引入国际课程,同时结合档案管理工作需求,开发校本课程。联合企业开发“电子档案长期保存技术”“AIGC辅助编研”等定制化课程。在学习方式上,采用“微认证+学分银行”制度,将培训成果折算为继续教育学时,与职称评审挂钩。在教学实践上进行创新,以“项目+竞赛”双激励方式提升档案管理人员实践水平。设立“数字转型专项课题”,资助档案员开展电子档案容灾备份、语义检索等技术攻关。此外,还要调动校内外资源,实现“内部+外部”双循环。在学校内部,与科研部门合作参与科研数据管理计划,确保档案与科研数据生命周期无缝衔接；在学校外部,加入国内档案理事会、研究图书馆协会等组织,获取行业最佳实践。
(三)完善发展保障体系
首先是制度保障,重构职业评价标准,在评审指标中增加“数字资源开发贡献度”“技术创新应用案例”等维度,并进行岗位激励,设立“首席档案数据官”岗位,薪酬对标高校数据科学家序列；其次进行资源保障,打造“政—校—企”生态圈,设立专项基金,高校每年提取信息化经费的5%-8%用于档案数字化能力建设,与地方档案馆共建“数字档案人才培训基地”,提供沉浸式实操环境；最后重塑档案价值认知,开设“档案赋能学科建设”系列讲座,展示档案在学科评估、校友联络中的实际价值。
三、结语
高校档案管理人员专业能力的现代化转型与发展,是一项长期性、系统性的工程,需遵循“分层培养奠定根基—多元赋能激发活力—生态支撑保障长效”的内在逻辑。面对人工智能、大数据、区块链等技术的飞速迭代及其在档案领域的深度融合应用,未来的档案专业人员不仅需要持续强化对智能工具的驾驭能力,更需要深刻理解和践行数据伦理原则,确保技术在档案管理中的合规、公平、透明和安全应用,才能持续推动高校档案工作实现从传统的“后端保管”向主动的“前端赋能”战略性转变,使档案资源真正成为驱动高校创新发展、服务育人使命的智慧源泉与核心动力。