随着高等教育事业的蓬勃发展,高校财务部门的任务日益繁重,而其报销审核作为基础性工作,同样面临着新的挑战。
高校财务报销流程
现在我国大部分高校都是通过网上报销系统进行审签,以及通过网上审签系统进行审签,具体报销流程如下:报销人在网上报销系统填写报销信息,填写完毕后,通过线上审批系统,由相关领导进行线上签字审批,审批通过后,报销人员打印出报销单,并将打印出的报销单及相关发票、明细等材料一起投送到财务处相关科室。财务人员审核报销单及相关材料,对于存在问题的报销单,财务人员会联系报销人员,告知其存在问题之处,报销人拿回报销单进行整改、补充后重新投送。对于不存在问题的报销单,财务人员通过财务系统进行记账,复核人员进行复核,确定没有问题后,保存并打印出记账凭证,将记账凭证、报销单及相关材料一起装订入档。
高校财务报销流程存在的问题
一是经费签批存在浪费时间成本的问题。一般的报销都是需要两个领导签字,特殊情况下还需要校领导加签,这就增加了报销人报销的时间成本。二是教职工在报销过程中需要附各种材料,不同经费项目报销所附材料有可能会略有差别,且不同经费项目审批签字权限也不同,很多教职工在报销时会有一种找不着头绪的感觉,很难一次性报销成功,这就导致教职工普遍感觉报销难。
高校财务报销系统优化方案
(一)以报销人需求为导向进行系统优化。一是优化报销单提交功能,报销人报销时需要录入相关信息,包括报销事由、报销内容、报销金额等等,提出申请后,通过线上审批系统,由项目负责人进行审批,系统生成报销单,并在系统中可以进行修改、查询、删除等操作,对于应该如何填写相关信息,以及如何进行修改、查询、删除等操作,在报销系统中应当具体指明,以免报销人模棱两可,不知如何填写、如何查询等。二是优化财务制度学习功能,在财务报销系统中提供各业务模块填报说明、附件要求、报销规则等提示和指引。三是优化费用支出管理功能,通过财务查询系统可以查询项目收支明细账,以及会计凭证和相关附件信息等。
(二)多渠道、多方式加强报销制度和系统功能宣传。财务部门可以通过多种方式进行财务系统操作、财务报销流程、财务制度更新等内容的宣传,比如通过微信公众号推送有关文章,通过制作播发小视频或者印制发放宣传手册,将财务系统操作、财务报销流程、财务制度更新等内容提供给报销人。
(三)优化信息系统建设。信息系统建设需要投入大量的人力、物力、财力,并且信息系统建设是一项长期性工作,需要管理层的重视和支持,需要财务系统与资产系统、教务系统、工资系统等进行对接。不应让财务系统成为一座信息孤岛,而是要积极推动财务系统与校内外相关系统进行对接。
(作者系曲阜师范大学财务处高级会计师)
高校财务报销流程
现在我国大部分高校都是通过网上报销系统进行审签,以及通过网上审签系统进行审签,具体报销流程如下:报销人在网上报销系统填写报销信息,填写完毕后,通过线上审批系统,由相关领导进行线上签字审批,审批通过后,报销人员打印出报销单,并将打印出的报销单及相关发票、明细等材料一起投送到财务处相关科室。财务人员审核报销单及相关材料,对于存在问题的报销单,财务人员会联系报销人员,告知其存在问题之处,报销人拿回报销单进行整改、补充后重新投送。对于不存在问题的报销单,财务人员通过财务系统进行记账,复核人员进行复核,确定没有问题后,保存并打印出记账凭证,将记账凭证、报销单及相关材料一起装订入档。
高校财务报销流程存在的问题
一是经费签批存在浪费时间成本的问题。一般的报销都是需要两个领导签字,特殊情况下还需要校领导加签,这就增加了报销人报销的时间成本。二是教职工在报销过程中需要附各种材料,不同经费项目报销所附材料有可能会略有差别,且不同经费项目审批签字权限也不同,很多教职工在报销时会有一种找不着头绪的感觉,很难一次性报销成功,这就导致教职工普遍感觉报销难。
高校财务报销系统优化方案
(一)以报销人需求为导向进行系统优化。一是优化报销单提交功能,报销人报销时需要录入相关信息,包括报销事由、报销内容、报销金额等等,提出申请后,通过线上审批系统,由项目负责人进行审批,系统生成报销单,并在系统中可以进行修改、查询、删除等操作,对于应该如何填写相关信息,以及如何进行修改、查询、删除等操作,在报销系统中应当具体指明,以免报销人模棱两可,不知如何填写、如何查询等。二是优化财务制度学习功能,在财务报销系统中提供各业务模块填报说明、附件要求、报销规则等提示和指引。三是优化费用支出管理功能,通过财务查询系统可以查询项目收支明细账,以及会计凭证和相关附件信息等。
(二)多渠道、多方式加强报销制度和系统功能宣传。财务部门可以通过多种方式进行财务系统操作、财务报销流程、财务制度更新等内容的宣传,比如通过微信公众号推送有关文章,通过制作播发小视频或者印制发放宣传手册,将财务系统操作、财务报销流程、财务制度更新等内容提供给报销人。
(三)优化信息系统建设。信息系统建设需要投入大量的人力、物力、财力,并且信息系统建设是一项长期性工作,需要管理层的重视和支持,需要财务系统与资产系统、教务系统、工资系统等进行对接。不应让财务系统成为一座信息孤岛,而是要积极推动财务系统与校内外相关系统进行对接。
(作者系曲阜师范大学财务处高级会计师)